4 segredos para melhorar o controle de estoque
Você tem o controle de todos os produtos que entram e saem do seu estoque? Sabemos que o controle de estoque é um dos grandes problemas enfrentados pelos varejistas e que necessita de uma atenção extra, pois se o mesmo não for administrado corretamente, sérios problemas operacionais podem acontecer.
Além das tarefas primordiais para administração desse setor, como: registrar todos os produtos no momento da entrada, integrar o sistema para evitar retrabalho e perda de informações, planejar-se com antecedência para períodos de maior demanda. Trouxemos aqui hoje, algumas dicas que também podem fazer enorme diferença no dia a dia da sua loja. Vamos lá?
1. Realize inventários
Mesmo que você tenha um bom software de automação, realize inventários de tempos em tempos e faça um comparativo se o número registrado no sistema é igual à quantidade de produtos que o seu estoque possui.
No momento da chegada de um produto, no cadastro da nota fiscal, é comum que aconteçam erros de digitação, ou até mesmo o registro da venda de um produto em outro com nome parecido. Por isso, é interessante que você confira com certa frequência:
- Produtos que constam no estoque, mas não estão expostos;
- Produtos perdidos por fraude, extravio, furtos ou roubos;
- Produtos vencidos e não podem mais ser comercializados;
- Ausência de registro de uma movimentação.
2. Envolvimento da equipe
Sinergia entre os departamentos, envolvimento da equipe é uma prática que beneficia a empresa toda. Ademais, quando falamos especificamente do estoque, pode ter um grande impacto.
- Tome sempre o cuidado de informar toda a equipe sobre as rotinas, qualquer mudança que ocorra, uma nova legislação, uma nova categoria de produtos que será comercializada, etc.;
- Realize treinamentos periódicos para garantir que todos estejam aptos a realizar suas atividades corretamente;
- Promova a colaboração entre setores: uma ferramenta em forma de “mural online” em que todos possam contribuir com avisos, pode ajudar você nessa tarefa;
3. Estoque separado por canal de venda
Se a sua empresa trabalha com múltiplos canais de venda (como físico e online) é importante não misturar o estoque para cada canal. Por quê? Lembre-se que a demanda das vendas online é diferente da loja física, então é necessário que haja essa separação para que você consiga sempre trabalhar com dados reais e saber, principalmente, qual canal está dando mais retorno.
Outro fator importante para você separar os estoques é o rastreio da movimentação do produto, em caso de situações específicas, como no momento da logística.
4. Estoque de emergência
Trabalhar sempre possuindo um estoque para emergências, é importante para um aumento repentino na procura, influenciado por um determinado evento. Exemplo: no ano de 2017 aconteceu o lançamento do filme “Mulher Maravilha”, posterior a isso, houve um grande aumento na procura por produtos relacionados, como camisetas, cadernos, bonés e canecas. Consequentemente, as lojas que tinham a disposição maior quantidade desses produtos, tiveram mais sucesso nas vendas.
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Como a Célia Presentes utiliza o NetShops para gestão do varejo
Fundada em 1986, a Célia Presentes – um importante varejista na cidade de Cuiabá/MT e região – buscou a solução NetShops, da Datainfo, para organização e gestão dos processos. Formando assim uma parceria que já completa 18 anos.
De acordo com a Valéria Regina Santos, a ferramenta está presente em todas as atividades da empresa. A administradora conta que desde o início já tinha visão e conhecimento das obrigatoriedades fiscais do segmento, e que seria preciso investir em um software de confiança, o que levou a buscar essa parceria. Hoje, Valéria comemora o sucesso do negócio.
Durante a implantação, a equipe da Datainfo realizou um estudo das necessidades e desafios para que a plataforma pudesse atender a todas as particularidades. Desde o cadastro do produto, controle e manutenção do estoque, emissão de notas fiscais e manutenção de vendas. Outra grande vantagem são os relatórios e dashboards disponibilizados, que garantem à diretoria uma visão macro da situação financeira e todos os departamentos da empresa.
Um dos fatores que contribuíram para escolha do sistema é a praticidade em realizar atividades rotineiras, como o processo de uma venda no caixa, por exemplo.
Dessa forma, a empresa consolidou-se e obteve um grande desenvolvimento ao longo dos anos.
Valéria Regina Ramos, que administra a loja juntamente com sua mãe, Sra. Célia Silva – Fundadora – destaca que um dos pontos chave da parceria com a Datainfo é a qualidade no atendimento “a forma como o suporte se conecta com o cliente garante mais agilidade na resolução dos problemas. Com isso, não precisamos esperar horas para ter um chamado atendido”.
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Aleatory 3 Américas simplifica processos com ERP NetShops
A Aleatory 3 Américas – uma marca de artigos para vestuário masculino – chegou em Cuiabá/MT no ano de 2012. A rede de franquias, com origem de São Paulo, aposta em um mix de produtos segmentados pelas linhas pólo, t-shirts, camisas, jeanswear, jaquetas e acessórios underwear.
Sob o comando do Sr. Arli Ferreira e seu filho, a franquia desenvolveu-se fortemente na cidade. Desde o início, a empresa percebeu a necessidade de mensurar os resultados obtidos nas vendas, para obter mais controle e planejar as ações estratégicas.
Solução
Na etapa de seleção de fornecedores de soluções, a Aleatory teve o primeiro contato com a Datainfo por meio de indicações positivas de outros clientes. E após um levantamento detalhado das necessidades, a equipe concluiu que o NetShops atenderia a todos os requisitos, desde o controle do fluxo de caixa, gestão de estoque e processo de vendas no PDV.
Outro fator positivo a ser destacado, é a facilidade de operar o software. Desenvolvido com uma metodologia visando otimizar a experiência do usuário, o NetShops não deixa barreiras e exige mínimo esforço da equipe para realizar operações no dia a dia. Dá ao gestor um ampla visão de todos os departamentos, com integração de ponta a ponta, desde a chegada do produto com lançamento no estoque, até a venda final, podendo ainda controlar comissões, rendimento da equipe de vendedores e funções ligadas ao RH.
O NetShops está presente no dia a dia da franquia. O Matheus – Gerente da Aleatory 3 Américas – destaca o diferencial no atendimento ao cliente, que pode ser feito via Whatsapp, e em tempo real, eliminando a necessidade de abertura de chamados e longa fila de espera para obter uma resposta. Dessa forma, a comunicação é mais ágil e os problemas são solucionados rapidamente, ou seja, o cliente nunca fica sem uma resposta.
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Reduzindo custos com processos integrados
Controlar e integrar processos é essencial para garantir a eficiência e organização de uma empresa. E isso auxilia na redução de custos, de formas muito simples: porque poupa o tempo que sua equipe gasta cruzando informações, e também porque evita erros de lançamento dados e retrabalho.
Além disso, um sistema de gestão ajuda a centralizar informações de todos os setores da empresa em um único lugar. No caso de uma Instituição de Ensino, por exemplo, os dados financeiros, administrativos, pedagógicos podem ser acessados em uma única plataforma. Em uma franquia de lojas também, as informações de todas as unidades podem ser visualizadas em tempo real pelo gestor, isso torna o controle da empresa muito mais estratégico, trazendo resultados positivos.
Automatizar processos
Quando os procedimentos são automatizados, o tempo dedicado a realizar funções operacionais diminui, o que significa mais qualidade, mais técnicas aperfeiçoadas e também menos custos.
Gestão de estoque
Imagine uma situação em que um cliente realiza uma compra em sua loja virtual, outros clientes estão comprando o mesmo produto em sua loja física, os pedidos de compra são criados e o produto é abatido no estoque imediatamente. E caso o produto esteja com poucas unidades, os setores de marketing e compras são notificados para que uma ação seja tomada.
Ou seja: com isso é possível fazer um planejamento de compras, avaliando pontos como sazonalidade, dias da semana ou determinados produtos com vendas mais baixas. Com essas informações, os departamentos responsáveis podem criar ações para aumentar a saída de determinado produto.
Produtividade
Cada vez que uma informação é inserida no software, todos os processos ligados aquela informação são acionados. Evitando que essa atividade seja feita repetidas vezes, diminuindo o retrabalho e tempo da equipe.
Além disso, quando um dado é inserido apenas uma vez, reduz a incidência de erros e inconsistência de informações.
Informação em tempo real
A cada momento o sistema está sendo alimentado com informações de clientes, fornecedores, faturamento, entradas e saídas de caixa. Isso proporciona ao gestor uma visão do negócio 360º e em tempo real, dando base para um planejamento estratégico mais eficiente, com ações que possam trazer lucros e resultados positivos para a empresa.
Você está preparado para reduzir os custos da sua empresa e torná-la mais produtiva? Nossa equipe de especialistas está pronta para lhe ajudar nisso. Fale com a Datainfo.
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